オフィス編

オフィス編

オフィスが抱える問題点

  • 書類が多く、プリントミスもしばしば、印刷コストが気になる。
  • 最近、コンプライアンスが重用しされている。データの管理が難しい。
  • 来客も多く、セキュリティーに不安が・・・、入退室の管理がしたい。
  • いつも昔の書類探しに時間が・・・

こんな方法があります!

プリンターは選び方と使い方が大事!

現在流通しているプリンター等は各社様々です。機能も多岐にわたり、いったいどれをどのように使えばいいのか考えるのも骨が折れます。
その中でも、プリンターが持っている便利な機能を紹介します。

集約印刷

何枚もの書類データを一枚の紙に印刷する便利な機能です。
印刷枚数が減りコスト削減につながります

集約印刷

2色印刷

色数を少なく印刷することで、インクの消費を抑えます。

2色印刷

印刷物のデータ化

パソコンから印刷、または書類をコピーする際に、印刷するデータをサーバーで保管、管理する ことができます。 また印刷状況も管理できるためソフトもあり、コスト・セキュリティー面も安心です。

印刷物のデータ化

オフィスに効率とセキュリティーを

書類の効率的な管理や、来客時の情報漏えい等は、機器の見直しや、仕組みの変更で防ぐことができます。

ファイリング術

過去の顧客情報や個人の机に眠っている機密書類など、書類のファイリングの仕方を変えるだけ で、劇的に効率が上がります。

ファイリング術

棚を見直す

書類の持ち出しや、盗難防止のため、「棚」の見直しが進んでいます。
いままではICリーダーでの施錠が可能な棚もあり、簡単に運用ができるため施錠意識が高まります。

入退室管理

各フロアー毎に部署が別れ、様々な人々が行き交う場合、ICリーダーによる入退室管理が可能です。

防犯カメラ

各フロアーに防犯カメラを設置することにより、不正進入防止を防ぎます。

FAXの誤送信防止

FAXのあて先を手入力で行った場合、気をつけていても間違いはあります。
FAXによっては、この「手入力」を行う際、間違えの内無いようにする機能がついています。

FAXの誤送信防止

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